Бухгалтерские документы. Как долго нужно их хранить?

Установлен ли срок хранения бухгалтерских документов?

 

В соответствии со статьей 11 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством Республики Казахстан.

 

Согласно п. 73, 75, 76,77, 80 и 81 Приказа Министра финансов Республики Казахстан «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» субъекты обеспечивают оперативное (в случаях необходимости пользования теми или иными материалами), временное (долговременное) и постоянное хранение документов.

 

Под субъектами понимаются   индивидуальные предприниматели, юридические лица, филиалы, представительства и постоянные учреждения иностранных юридических лиц, зарегистрированные на территории Республики Казахстан в соответствии с Законом Республики Казахстан "О государственной регистрации юридических лиц и учетной регистрации филиалов и представительств" (п. 1 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»).

 

Меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица (или лиц - по отдельным направлениям деятельности), ответственного (ых) за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.

 

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

 

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить. Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта.

 

В случае кражи, порчи, уничтожения или гибели (пожар, затопление, стихийное бедствие) документов, руководством субъекта назначается комиссия по расследованию причин их пропажи или гибели и выявлению виновных лиц. По результатам работы комиссии оформляется акт, который утверждается руководством субъекта. В акте подробно описывается: место и причины происшедшего, характер внешних повреждений, приводится перечень утраченных (поврежденных) документов, указываются лица, ответственные за сохранность первичных документов. От этих лиц комиссия получает письменное пояснение случившегося. Копия акта направляется вышестоящей организации или учредителям. В случае утраты документов, руководство субъекта обеспечивает их восстановление.

 

При установлении документально подтвержденных фактов уголовных и (или) административных правонарушений, а также порчи имущества в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, в результате которых произошла утрата (уничтожение) оригинала первичного документа, изготовляется копия первичного документа, заверенная контрагентом, у которого сохранился подлинник.

 

Для заверения соответствия документа подлиннику на копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Копия верна" (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись и ее расшифровка, оттиск печати организации (при ее наличии), дата заверения.

 

В п. 1, пп. 1) – 6) п. 2, п. 3 статьи 190 Налогового Кодекса Республики Казахстан указано, что     налоговым учетом является процесс ведения налогоплательщиком (налоговым агентом) учетной документации в соответствии с требованиями настоящего Кодекса в целях обобщения и систематизации информации об объектах налогообложения и (или) объектах, связанных с налогообложением, а также исчисления налогов и платежей в бюджет и составления налоговой отчетности.

 

Сводный налоговый учет является налоговым учетом, осуществляемым уполномоченным представителем участников договора о совместной деятельности в форме простого товарищества как в целом по такой деятельности, так и по доле участия каждого участника договора о совместной деятельности.

 

Учетная документация включает в себя:

      - бухгалтерскую документацию – для лиц, на которых в соответствии с Законом Республики Казахстан "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" возложена обязанность по ее ведению;

      - стандартный файл проверки – для лиц, добровольно представляющих данный файл;

      - первичные учетные документы – для лиц, указанных в пункте 4 настоящей статьи;

      - налоговые формы;

      - налоговую учетную политику;

      - иные документы, являющиеся основанием для определения объектов налогообложения и (или) объектов, связанных с налогообложением, а также для исчисления налогового обязательства.

 

Если иное не установлено пунктом 4 статьи 190 Налогового Кодекса, налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета. Порядок ведения бухгалтерской документации устанавливается законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

 

В соответствие с п. 1-6 статьи 193 Налогового Кодекса Республики Казахстан учетная документация составляется налогоплательщиком (налоговым агентом) на бумажном и (или) электронном носителях на казахском и (или) русском языках.

 

При наличии отдельных документов, составленных на иностранных языках, налоговый орган вправе потребовать от налогоплательщика (налогового агента) их перевода на казахский или русский язык.

 

При составлении учетной документации в электронной форме налогоплательщик (налоговый агент) обязан в ходе налоговой проверки по требованию должностных лиц налоговых органов представить копии такой документации на бумажных носителях, за исключением счетов-фактур, зарегистрированных в информационной системе электронных счетов-фактур.

 

Учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения или объектам, связанным с налогообложением, хранится налогоплательщиком (налоговым агентом) до истечения срока исковой давности, установленного статьей 48 Налогового Кодекса для каждого вида налога или платежа в бюджет, но не менее пяти лет.

 

Срок хранения учетной документации начинается с налогового периода, следующего за периодом, в котором на основании такой учетной документации исчислено налоговое обязательство, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 4 и 5 статьи 193 Налогового Кодекса, если установленный ими срок хранения превышает срок, установленный настоящим пунктом.

 

Учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированного актива I группы, отдельных групп амортизируемых активов, образованных в соответствии со статьями 258, 259 и 260 Налогового Кодекса, в том числе по фиксированному активу, переданному (полученному) по договору имущественного найма (аренды), хранится налогоплательщиком до истечения пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за последним налоговым периодом, в котором по такому активу исчислены амортизационные отчисления.

 

Учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированного актива II, III и IV группы, в том числе по фиксированному активу, переданному (полученному) по договору имущественного найма (аренды), хранится налогоплательщиком в течение срока исковой давности, установленного статьей 48 Налогового Кодекса, но не менее пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за налоговым периодом, в котором такой актив включен в стоимостный баланс группы фиксированных активов.

 

Учетная документация, подтверждающая стоимость активов, не подлежащих амортизации в целях налогообложения, хранится налогоплательщиком в течение пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за налоговым периодом, в котором у налогоплательщика произошло выбытие актива, не подлежащего амортизации.

 

При реорганизации налогоплательщика обязательство по хранению учетной документации реорганизованного лица возлагается на его правопреемника (правопреемников).

 

Согласно п. 2, 3 и 4 статьи 48 Налогового Кодекса Республики Казахстан если иное не предусмотрено статьей 48 Налогового Кодекса, срок исковой давности составляет три года.

 

Срок исковой давности составляет пять лет с учетом особенностей, установленных настоящей статьей, для категорий налогоплательщиков, указанных в пп. 1) -3) п. 3 статьи 48 Налогового Кодекса

 

Течение срока исковой давности начинается после окончания соответствующего налогового периода, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 5, 6, 7, 8 и 12 статьи 48 Налогового Кодекса.

 

Согласно Приказу и.о. Министра культуры и спорта РК «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения», утверждённый перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения (выдержка из текста):

Номер пункта	Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью)	Срок хранения документа	Примечание
1	2	3	4
57	Документы о командировании работников организации	5 лет	Электронные документы*.
257	Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета	Постоянно	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
258	Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств и другие документы):1) сводная годовая (консолидированная), годовая;	Постоянно	Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
2) полугодовая, квартальная;	5 лет	Электронные документы*. При отсутствии годовой – постоянно.
3) месячная	1 год	Электронные документы*. При отсутствии годовой, полугодовой, квартальной – постоянно.
268	Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам	Постоянно	Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.
287	Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет ЭПК	Электронные документы*.
291	Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды	Постоянно	Электронные документы*.
292	Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам	5 лет ЭПК	Электронные документы*.
293	Отчеты в налоговые органы:1) годовые;	Постоянно	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
2) квартальные	5 лет	Электронные документы*.При отсутствии годовых четвертый квартал – постоянно.
308	Документы о выявленных фактах недостачи, растратах, хищениях	5 лет ЭПК	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
309	Положения об оплате труда и премировании работников	Постоянно	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
310	Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные), ведомости (табуляграммы)	5 лет	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
311	Ведомости начисления заработной платы	75 лет	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
322	Документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации	5 лет	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
346	Книги, журналы, карточки учета:8) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений);	5 лет	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
10) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость;	5 лет	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).
16) доверенностей	5 лет	Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. При условии проведения проверки (ревизии).

 

Примечания:

      *При отсутствии системы электронного документооборота документы оформляются на бумажном носителе.

Отметка "ЭПК" – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования. В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки "ЭПК" применяется отметка "ЭК" – экспертная комиссия, "ЦЭК" – центральная экспертная комиссия.

 

В организациях, не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан, документы со сроком хранения "Постоянно" хранятся до ликвидации организации.

 

Документы, содержащие государственные секреты и конфиденциальные сведения, хранятся в соответствии с Законами Республики Казахстан от 24 ноября 2015 года "Об информатизации" и от 15 марта 1999 года "О государственных секретах".

 

Для учета документов, формирующихся в организации, и не включенных в настоящий Перечень, государственными органами, осуществляющими руководство соответствующей отраслью (сферой) государственного управления или негосударственными организациями, разрабатывают отраслевые (ведомственные) перечни документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения и согласовывается с уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

 

Вывод:

  Таким образом для документов бухгалтерского учета, в зависимости от вида документа, установлены различные сроки хранения.  Как правило общий срок хранения документов бухгалтерского учета составляет 5 лет.

При этом учетная политика организации должна содержать положение о порядке и сроках хранения документов.
 

#бухгалтерскиедокументы #срокхранениядокументов #срокхранениябухгалтерскихдокументов #ипба