Когда уничтожать истекшие документы?

Можно ли уничтожить бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения?

В соответствие со статьей 11 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством Республики Казахстан.

В соответствии с п. 73,74,78 Приказа Министра финансов Республики Казахстан «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета», субъекты обеспечивают оперативное (в случаях необходимости пользования теми или иными материалами), временное (долговременное) и постоянное хранение документов.

Меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица (или лиц - по отдельным направлениям деятельности), ответственного (ых) за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.

Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче для постоянного хранения, подлежат оформлению и описанию в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архива.

В соответствии с пунктом 1-1 статьи 13  Закона РК  «О Национальном архивном фонде и архивах», передача документов Национального архивного фонда в упорядоченном виде производится за счет собственных средств юридических лиц, передающих архивы, в соответствии с правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.

Согласно п. 23, 24, 26, 64 – 69 Постановления Правительства Республики Казахстан «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в организации создается экспертная комиссия (далее – ЭК).

В государственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, а также организации, имеющей филиалы, создается центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК).

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом и действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

Решения ЦЭК (ЭК) оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации.

Решения ЦЭК (ЭК) источников комплектования государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан утверждаются руководителем организации после их согласования с соответствующими экспертно-проверочными комиссиями (далее – ЭПК), образуемыми государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, МИО (местные исполнительные органы).

Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел, документов.

В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности документов.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме, утверждаемой уполномоченным органом. (Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан «Об утверждении форм документов, оформляемых (составляемых) при приеме, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами»)

В акте указываются заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах, один из них передается в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, другой – в архив организации.

В соответствие с п. 1 статьи 27 Закона РК «О Национальном архивном фонде и архивах», физические и юридические лица, виновные в нарушении законодательства по архивному делу, несут ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.

В части первой и второй статьи 509 Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях» указано, что уничтожение документов Национального архивного фонда, документов по личному составу без согласования с уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области, города республиканского значения, столицы –

      влечет штраф на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере десяти, на субъектов среднего предпринимательства – в размере двадцати, на субъектов крупного предпринимательства – в размере сорока месячных расчетных показателей.

Деяние, предусмотренное частью первой статьи 509 Кодекса «Об административных правонарушениях», совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, –

      влечет штраф на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере двадцати, на субъектов среднего предпринимательства – в размере сорока, на субъектов крупного предпринимательства – в размере восьмидесяти месячных расчетных показателей.

Выводы:

    Таким образом, после окончания срока хранения документов организация имеет право уничтожит эти документы. При этом уничтожить такие документы можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен, а также если эти документы не являются документами Национального архивного фонда.

Документы организация может уничтожить самостоятельно или может заключить договор со сторонней специализированной организацией, которая занимается хранением и уничтожением документов 

Однако даже документы с истекшим сроком хранения не рекомендовано уничтожать, желательно их сохранять на бумажных и (или) электронных носителях.    Однако если все же будет принято решение об уничтожении документов с истекшим сроком хранения, в этом случае руководителю организации необходимо издать приказ, в котором необходимо утвердить состав ЭК.  Далее ЭК будет принимать решение, какие документы подлежат уничтожению.  ЭК необходимо составить опись и акто выделении к уничтожению документов, где необходимо указать количество и вес документации подлежащей уничтожению. Опись и акт заверяется первым руководителем организации и другими ответственными лицами.

#срокхранениядокументов #истексрокхранениядокументов #уничтожениестарыхдокументов #ипба