Будет ли распечатанный электронный документ иметь такую же юридическую силу, как если бы это был документ на бумажном носителе?

Будет ли распечатанный электронный документ иметь такую же юридическую силу, как если бы это был документ на бумажном носителе?

Ответ Председателя КГД Министерства Финансов Республики Казахстан от 03.07.2019 года на вопрос № 555237 от 18.07.2019 года.

В соответствии с пунктом 7 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям Закона равнозначен документу на бумажном носителе. Согласно Закона о БУ и ФО, первичные учетные документы - это документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе, формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан. В данных формах везде присутствует место для печати. При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальные предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций. Заменяет ли ЭЦП печать и подпись юридического лица.

Вопрос:

Будет ли распечатанный электронный документ иметь такую же юридическую силу, как если бы это был документ на бумажном носителе (в частности, акты выполненных работ, накладные, счета на оплату (далее - электронные документы). Существуют ли какие-либо дополнительные риски в части бухгалтерского и налогового учета, если организация в своей работе будет использовать только электронные документы, сформированные через внутренние корпоративные системы компании?

Ответ:

Согласно пункту 1 статьи 190 Кодекса Республики Казахстан от 25 декабря 2017 года № 120-VI «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс) налоговым учетом является процесс ведения налогоплательщиком (налоговым агентом) учетной документации в соответствии с требованиями Налогового кодекса в целях обобщения и систематизации информации об объектах налогообложения и (или) объектах, связанных с налогообложением, а также исчисления налогов и платежей в бюджет и составления налоговой отчетности.

Сводный налоговый учет является налоговым учетом, осуществляемым уполномоченным представителем участников договора о совместной деятельности в форме простого товарищества как в целом по такой деятельности, так и по доле участия каждого участника договора о совместной деятельности.

В соответствии с подпунктом 3) пункта 2 статьи 190 Налогового кодекса учетная документация включает в себя, в том числе первичные учетные документы – для лиц, указанных в пункте 4 данной статьи.

Пунктом 3 статьи 190 Налогового кодекса установлено, что налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета. Порядок ведения бухгалтерской документации устанавливается законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

Согласно подпункту 2 статьи 1 Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее – Закон о бухгалтерском учете) первичные учетные документы - документальное свидетельство, как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

При этом, в соответствии с пунктом 2 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете, организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям, в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

В соответствии с пунктом 6 статьи 7 Закона о бухгалтерском учете при составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальные предприниматели и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Электронная копия документа, согласно подпункту 7) статьи 1 и статье 10 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон об ЭЦП), это документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме.

Электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:

1) удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;

 2) лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;

3) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;

4) электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан.

Кроме того, пунктом 2 статьи 12 Закона об ЭЦП установлено, что в негосударственных системах электронного документооборота электронная цифровая подпись используется в порядке, установленном гражданским законодательством Республики Казахстан.

При этом лицо, использующее электронные документы должно являться участником системы электронного документооборота (далее – СЭД) посредством использования информационной системы участника СЭД, позволяющей технически реализовать возможность проверки подлинности ЭЦП и регистрационного свидетельства.

Согласно пункту 8 Приказа Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 9 декабря 2015 года № 1187 «Об утверждении Правил проверки подлинности электронной цифровой подписи» при получении подтверждения (установления) подлинности ЭЦП с использованием средств криптографической защиты информации удостоверяющего центра после проведения процедуры проверки ЭЦП, документ, полученный посредством информационной системы, признается электронным документом.

Следовательно, электронный документ в обязательном порядке подписывается ЭЦП, подлинность, которой может быть проверена получателем с помощью программных и технических средств. Только при соблюдении вышеперечисленных условий электронный документ признается в качестве такового и может быть использован как первичный документ, подтверждающий правомерность, как расходов, так и доходов налогоплательщика.

При этом копии электронных документов, соответствующих законодательству Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи, такие копии электронных первичных документов, подписанных ЭЦП, подлинность которой может быть проверена получателем с помощью программных и технических средств, являются подтверждающими документами, имеющими юридическую силу.

Вместе с тем, отмечаем, что в соответствии с положением, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 18 мая 2010 года № 427 «Вопросы Министерства связи и информации Республики Казахстан» вопрос, оказания практической и методической помощи государственным органам и организациям по вопросам электронного документа и электронной цифровой подписи относится к компетенции Министерства связи и информации Республики Казахстан.

Источник: https://dialog.egov.kz/blogs/all-questions/555237

Данные актуальны на 27.01.2025 года.
⠀
#документ #электронныйдокумент #бумажныйдокумент #юридическаясила #юридическаясиладокумента #ипба