Правомерно ли использовать электронные сервисы, такие как «Учёт.ЭДО», «idocs», «Документолог», «ismet.kz» и т.п.?

Вопрос:

Просим Вас предоставить разъяснение о возможности правомерности использования электронных сервисов, таких как «Учёт.ЭДО», «idocs», «Документолог», «ismet.kz»,», которые не являются государственными (негосударственные информационные системы) и принадлежат частным компаниям: 1) Отправка покупателям и получения от поставщика первичных учетных документов? 2)Подписания данных документов электронной цифровой подписью (ЭЦП) организации? 3)Признание таких электронных документов равнозначными документом на бумажном носителе для целей бухгалтерского учета? 4)Нужно ли распечатывать и хранить копии первичных учетных документов из электронных сервисов?

Ответ:

Согласно подпункту 2) статьи 1 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее – Закон) первичные учетные документы (далее - первичные документы) - документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с пунктом 2 статьи 7 Закона формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Формы первичных учетных документов утверждены приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20.12.2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов» (далее – Приказ 562), а требования - приказом Министра финансов Республики Казахстан от 31.03.2015 года № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» (далее - Правила).

Первичные документы сформированные в программных обеспечениях для бухгалтерского учета имеют одинаковую силу с бумажным вариантом в случае соблюдения требований Закона Республики Казахстан от 07.01.2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», который регулирует отношения возникающие при создании и использовании электронных документов, удостоверенных посредством электронных цифровых подписей, предусматривающих установление, изменение или прекращение правоотношений, а также прав и обязанностей участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов, включая совершение гражданско-правовых сделок.

Отмечаем, что в формах бухгалтерских первичных учетных документах, утвержденных Приказом 562, предусмотрены реквизиты, подлежащие обязательному подписанию в двухстороннем порядке (покупателем и поставщиком/исполнителем), а также разрешительные подписи (главный бухгалтер, руководитель).

При наличии электронных первичных документов, оформленных и подписанных электронной цифровой подписью в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан, нет необходимости их распечатывать и хранить на бумажном носителе.

Таким образом, к бухгалтерскому учету принимаются оригиналы первичных документов на бумажном носителе либо электронные первичные документы, подписанные в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан (Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Закона Республики Казахстан «Об информатизации») в двухстороннем порядке, содержащие все разрешительные подписи.

Источник:  https://www.gov.kz/memleket/entities/minfin/press/article/details/237710?lang=ru

Ақпарат көзі: https://www.gov.kz/memleket/entities/minfin/press/article/details/237710?lang=kk

⠀
#ЭДО #электронныйдокументооборот #электронныедокументы #ЭЦП #УчетЭДО #idocs #Документолог #ismetkz #цифровизация #законодательствоРК #ипба